Gestion des visiteurs
La plupart des entreprises ont deux préoccupations principales en matière de sécurité : assurer la sécurité de leur personnel et protéger leurs actifs. Pourtant, avec des visiteurs qui entrent et sortent quotidiennement, cela peut représenter un défi de taille. Savoir quand des visiteurs sont sur les lieux, suivre où ils se trouvent, qui ils rencontrent et quand ils partent sont autant d'exigences de sécurité essentielles. Et vous devez faire tout cela rapidement et efficacement, sans perturber les activités de l'entreprise ni causer de retards.
Souvent, les visiteurs entrent dans un immeuble « sécurisé » et y accèdent simplement en inscrivant leur nom dans un registre papier. Bien qu'un système papier puisse sembler rapide et économique, il n'offre que peu de sécurité et pose toute une série d'autres problèmes. Les noms peuvent être difficiles à lire, des renseignements peuvent être omis, et cela signifie souvent que les détails des visiteurs sont accessibles à quiconque, soulevant des enjeux de confidentialité et de protection des renseignements personnels. Protege GX vous permet d'enregistrer et de suivre vos visiteurs directement depuis l'interface, éliminant ainsi le besoin d'un système de gestion des visiteurs distinct.
Comment ça fonctionne
L'enregistrement des visiteurs est conçu pour être rapide et efficace, et la plupart des visiteurs peuvent être traités en 20 secondes ou moins. L'inscription se fait à l'arrivée à l'aide d'un clavier à l'écran et d'un écran tactile, et une étiquette de visiteur est imprimée avec le nom, la photo et les détails de la visite. Si cette option est activée, le système envoie automatiquement un courriel pour informer le membre du personnel concerné de l'arrivée du visiteur.
Les visiteurs se voient attribuer automatiquement des cartes d'accès lors de leur inscription, avec un niveau d'accès basé sur la personne qu'ils viennent voir. Cela vous permet de définir différentes exigences d'accès selon le motif de la visite. Par exemple, un client venant assister à un séminaire de formation peut avoir un accès limité comparativement à un entrepreneur présent sur les lieux pour effectuer des travaux de construction ou d'électricité.
La sortie est tout aussi simple. Les visiteurs n'ont qu'à présenter leur carte au lecteur de sortie ou à faire scanner leur étiquette à la réception, et ils sont automatiquement inscrits comme sortis. Ils peuvent aussi suivre les options à l'écran pour effectuer leur départ.
Ne vous limitez pas à un modèle que nous avons choisi. Utilisez le logo de votre propre entreprise, ajoutez des images supplémentaires et sélectionnez les couleurs utilisées afin de vous assurer que l'affichage reflète votre image de marque et votre identité d'entreprise. Obtenez les renseignements que vous souhaitez de vos visiteurs en utilisant des champs personnalisés pour demander des informations précises.
L'éditeur de modèles de carte d'identité avec photo (un élément sous licence optionnel) vous donne un contrôle complet sur la conception de l'étiquette de visiteur.
Surveillance et rapports en temps réel
Comme tous les événements sont consignés dans Protege, vous disposez d'une piste de vérification complète indiquant qui se trouve dans votre immeuble et où ces personnes se trouvent en tout temps.
Des options de rapports flexibles vous permettent d'obtenir rapidement et facilement des renseignements détaillés et pertinents sur les événements. L'outil de vue en grille rend la génération de rapports personnalisés rapide et efficace grâce au filtrage en direct pendant la saisie, à la possibilité de créer des filtres complexes personnalisés, au glisser-déposer pour l'ordonnancement, et à l'option d'imprimer, d'enregistrer et d'envoyer le rapport directement par courriel depuis le logiciel. Tous les rapports peuvent être exportés dans un large éventail de formats, y compris PDF, HTML, XLS et CSV.
Frequently Asked Questions
Qu'est-ce que la fonctionnalité de gestion des visiteurs dans Protege GX?
La gestion des visiteurs est une fonctionnalité de Protege GX qui enregistre et suit les visiteurs directement depuis l'interface de contrôle d'accès, éliminant ainsi le besoin d'un système de gestion des visiteurs distinct. Elle remplace les registres papier, qui posent des enjeux de confidentialité, une écriture illisible et des renseignements manquants.
Les visiteurs s'inscrivent sur place, reçoivent une étiquette de visiteur imprimée et une carte d'accès, puis sont suivis par le système jusqu'à leur départ.
Comment fonctionne le processus d'inscription des visiteurs?
L'inscription des visiteurs est conçue pour être rapide : la plupart des visiteurs peuvent être traités en 20 secondes ou moins. L'inscription se fait sur place à l'aide d'un clavier à l'écran et d'un écran tactile, et une étiquette de visiteur est imprimée avec le nom, la photo et les détails de la visite. Si cette option est activée, le système envoie également automatiquement un courriel au membre du personnel concerné pour l'informer de l'arrivée du visiteur.
Une carte d'accès est attribuée automatiquement lors de l'inscription, avec un niveau d'accès défini selon la personne que le visiteur vient rencontrer. Un client assistant à un séminaire de formation peut se voir accorder un accès différent de celui d'un entrepreneur effectuant des travaux électriques.
Comment les visiteurs signalent-ils leur départ?
Les visiteurs peuvent présenter leur carte au lecteur de sortie, faire scanner leur étiquette imprimée à la réception, ou suivre les options de sortie à l'écran. N'importe laquelle de ces méthodes complète automatiquement la sortie.
Les cartes et étiquettes des visiteurs peuvent-elles être personnalisées selon l'image de marque de l'entreprise?
Oui. Grâce à l'éditeur de modèles de carte d'identité avec photo (un élément sous licence optionnel), vous avez un contrôle complet sur la conception de l'étiquette de visiteur : logo de l'entreprise, images supplémentaires, palette de couleurs et champs personnalisés pour toute information que vous souhaitez recueillir auprès des visiteurs lors de leur inscription.
Quels produits ICT prennent en charge la gestion des visiteurs?
La gestion des visiteurs est une fonctionnalité de Protege GX. Chaque événement lié à un visiteur est consigné dans le même journal d'événements Protege que les autres événements d'accès, offrant une piste de vérification complète avec les mêmes outils de rapports flexibles (exportation en PDF, HTML, XLS, CSV) que le reste du système.